Okundu ve Anlaşıldı Kaydı Nasıl Tutulur?

Okundu ve anlaşıldı kaydı, yeni talimatın ilgili kişiye ulaştığını gösterir. Doküman yayınlanıp kimsenin açmadığı bir sistem, panoda duran okunmamış sayfadan farklı değildir. Kayıt, kimin okuduğunu ve kimin hâlâ açıkta olduğunu listeler.

Görev kişiye düşer

Yeni SOP, o işi yapan birimdeki analistlere görev olarak gider. Herkese aynı anda giden genel duyuru, kimin etkilendiğini ayırmaz. Tartım toleransı değişen bir talimat, tartım yapmayan kişiye değil, o analizi yapanlara gider.

Kayıt tarih ve kişi taşır. “Ekip bilgilendirildi” cümlesi isim bırakmaz. İzinde olan personelin kaydı, döndüğü güne kadar açık kalır. Açık kayıt kapanmadan o talimata bağlı yeni işi almaması gerekir.

Eğitim kaydıyla aynı kişi

Okuma kaydı ile yetkinlik kartı farklı klasörlerde birbirini tanımazsa bağ kopar. Aynı personel kimliği kullanılır. Analizi etkileyen bir değişiklik, kısa bir eğitim de gerektiriyorsa okuma satırı tek başına yetmez. Eğitim kaydı ayrıca kapanır ve doküman revizyonuna bağlanır.

• Görev, işi yapan birime gider.
• Okumayan kişinin adı listede açık kalır.
• İzin dönüşünde kayıt kapanmadan iş açılmaz.
• Eğitim gereken değişiklik ayrı satırdır.

Anlam değiştirmeyen bir yazım düzeltmesi herkese görev açmak zorunda değildir. Süre, miktar veya kabul şartını değiştiren satır açar. Ayrım laboratuvarın kendi kuralında yazılıdır.